Grote events, meer impact - duurzame tips voor eventmanagers

Inspiratie & tips

Bovenstaande afbeelding maakte CHATGPT voor ons. Stiekem dromen we van zo'n event over twee jaar (dan bestaan we 10 jaar!)

Bij de organisatie van een vergadering of een klein event voelt duurzaamheid vaak vrij eenvoudig mee te nemen in de voorbereiding. Een kleine groene locatie met een eigen moestuin, die goed bereikbaar is met het OV, en voilà. Maar wat als je een groot event organiseert? Met meer dan 200, 500 of wel 1000 gasten? De impact van zo’n event is sowieso fors. De vraag is dan: wat voor impact maak je? Ga je voor een positieve of een negatieve impact? De keuzes die je vooraf maakt, bepalen dat.

Want laten we eerlijk zijn: grote events kunnen behoorlijk wat schade aanrichten. Denk aan al het afval, de energie die wordt verbruikt, en al die mensen die heen en weer reizen. Met deze keuzes kun je de negatieve impact zoveel mogelijk beperken en soms zelfs zorgen voor een positieve impact. Circulaire en CO2-positieve events hebben de toekomst!

Waar kun je allemaal op letten? Over vervoer, technologie, catering, inclusiviteit, je programma en de locatiekeuze:

Vervoer van je gasten

Moedig bezoekers aan om met het openbaar vervoer te komen, te carpoolen of de fiets te pakken. Misschien kun je zelfs een prijs uitloven voor de meest creatieve manier om naar het event te komen. Elektrische shuttlebussen zijn ook een fantastische optie om mensen van en naar de locatie te vervoeren. Komen gasten toch met de auto, zorg dan dat ze met hun banden op spanning weer vertrekken bij je event. Dat scheelt al de nodige CO2-uitstoot onderweg.

Gebruik technologie verstandig

Moet je keynote speaker echt uit Pennsylvania worden ingevlogen, als de huidige technologie deze persoon haarscherp op groot scherm en met natuurlijk stemgeluid op het podium kan laten verschijnen? Maak bij elke spreker een passende afweging. Zet technologie in zodat mensen het meeste uit hun event kunnen halen. Bijvoorbeeld doordat ze via een app vooraf kunnen bekijken wie er komen en alvast afspraken kunnen inplannen. Als je dan met een massa mensen bij elkaar komt, it better be good. Blijf op de hoogte van de nieuwste mogelijkheden. Zo print je badges tegenwoordig gemakkelijk ter plekke uit, zodat er geen plastic en prints wordt verspild, als mensen niet verschijnen.

Eet circulair

Je catering is een gamechanger. De negatieve impact van vleesproductie op het milieu is indrukwekkend. Kies waar mogelijk voor vegetarische en vegan opties. Met elke vega bitterbal die je serveert doe je iets goeds. Locaties met Meerwaarde(N) zorgen voor vega catering die zo lekker is, dat het de meeste mensen niet eens zal opvallen dat er geen vlees wordt geserveerd.
En voorkom voedselverspilling. Een grote verspiller is onverwachte ‘no show’ van gasten. Zorg voor een ‘ik kan helaas toch niet komen’-knop in elke mail die je gasten ontvangen. Veel locaties hebben een ‘no waste policy’. Vraag hoe ze zorgen voor het sluiten van de kringloop op je event.

Maak duurzaamheid onderdeel van je programma

Gebruik het event als kans om mensen te informeren over duurzaamheid. Organiseer leuke workshops, interessante lezingen, en laat de dagvoorzitter er de aandacht op vestigen. Veel duurzame locaties informeren hun gasten met informatieve borden over de duurzame maatregelen van de organisatie en het gebouw.

Denk inclusief

Een positieve impact maak je ook door te zorgen dat iedereen zich welkom voelt en het meeste uit de dag kan halen. Let op de toegankelijkheid van je event voor mensen met een fysieke beperking (vraag eventueel advies), zet culturele diversiteit in als kracht op het podium, gebruik genderneutrale aanspreekvormen en laat gerust 100 keer op de dag blijken hoe blij je bent met de komst van je gasten. Zorg voor een ruimte waar mensen zich even kunnen terugtrekken en maak duidelijk waar ze terecht kunnen met vragen of als er iets vervelends is gebeurd.

Kies een locatie met een positieve impact

Ga voor een locatie die duurzaamheid in de hele organisatie een hoofdrol geeft. Een groene locatie maakt al een groot verschil. Kijk of de plek van je keuze beschikt over groene certificaten, faciliteiten voor afvalscheiding en energiezuinig is. Een grote eventlocatie heeft ook een groot dak: hoeveel zonnepanelen liggen daar? Sommige locaties wekken meer stroom op dan ze gebruiken en leveren dan zonnestroom aan hun omgeving. Hoe groter je event, hoe meer verschil je maakt met je locatiekeuze.

Bij deze grote locaties zit je goed:

Jaarbeurs
Deze zag je misschien niet zo gauw aankomen en tóch zou deze locatie hoog op je duurzaamheidslijstje moeten staan. Want Jaarbeurs gaat er echt helemaal voor. In 2030 willen ze op zijn minst CO2 neutraal zijn, of CO2-positief als het lukt. Daar zijn ze al een heel eind mee. Niet alleen door veel zonnepanelen, maar ook is de horeca vergroend, ze hanteren een ‘no waste policy’ en verduurzaamden ze het beheer van hun gebouwen.

Bij Jaarbeurs wordt in elk onderdeel van je event circulair gedacht en gewerkt. Ook helpen ze de verduurzaming van de markten waarin ze actief zijn versnellen en zijn ze lokaal actief op het gebied van diversiteit en inclusie. Hup Jaarbeurs hup!

Omdat je hier events kunt organiseren voor gezelschappen van 15 tot 1500 gasten is er eigenlijk altijd wel een geschikte plek voor je bijeenkomst. Duurzaam vervoer is hier geen issue, want dat Jaarbeurs naast Utrecht CS ligt, wist je vast al wel!

Midden Nederland Hallen
Hoeveel zonnepanelen kan een locatie hebben. Nou, 1650 dus. Zoveel zagen we er eerder nog niet bij elkaar in de eventbranche. En dan vind je hier ook nog warmtepompen en warmte- en koudeopslag in een heel goed geïsoleerd gebouw met horeca waar de schaarse left-overs in de biovergister verdwijnen, die er biogas van maakt.

Deze locatie is daarmee nu al CO2 neutraal. Je kunt hier met maximaal 2500 mensen een event organiseren en dan heb je ook nog eindeloos veel breakout mogelijkheden. De besparing in CO2 uitstoot die zo’n groot event hier oplevert ten opzichte van een vervuilende locatie is duizelingwekkend. De locatie is ook zeer geschikt voor beurzen, in de expo hal kun je met zo’n 1500 deelnemers terecht. De locatie ligt op fietsafstand van treinstation Barneveld.

Madurodam
Steeds meer dringt het besef door dat duurzaamheid niet alleen over natuur gaat maar ook over mensen. In allerlei keurmerken wordt nu daarom ook gekeken naar de sociale impact. Een locatie waar je met veel mensen kunt samenkomen en zo direct een forse sociale impact kunt maken is Madurodam.

Madurodam is opgericht als levende herinnering aan oorlogsheld George Maduro, die al op jonge leeftijd om het leven kwam. Vanaf het begin is het park bedoeld als fondsenwerver voor goede doelen. Via het Madurodam Kinderfonds worden alle opbrengsten van het park én de zakelijke bijeenkomsten geschonken aan goede doelen voor kinderen. Het Madurodam Kinderfonds steunt projecten die het zelfvertrouwen en de empathie van kinderen bevorderen. En ook een beetje hun heldenmoed. Zo wordt het verhaal van George Maduro doorgegeven.

Je kunt bij Madurodam een event organiseren voor maximaal 300 mensen. Ook volwassenen doen nog heel graag een rondje door het miniaturenpark!

Media Plaza - Polargebied Congrescentrum Jaarbeurs Utrecht

Mens, Natuur